整體解決方案

1、管理難點

 電子郵件是目前外貿中最基本的聯系方式,開發客戶、接單、跟單、與客戶的交流等,主要都以郵件為載體來進行,外貿業務相關數據也都建立在郵件之上??梢哉f,沒有電子郵箱,外貿寸步難行。然而郵件量大,內容重要,在管理工作上有以下難點:

·  往來郵件量巨大,簡單的郵件處理工具不能完全勝任,甚至出現郵件丟失、損壞的情況。

·  作為領導或業務員如快速處理、跟進客戶詢盤,提高客戶滿意度。

·  業務員流動頻繁,如何快速有效地完成工作交接并避免因業務員流動造成的客戶流失。

·  如何對通過參展、做推廣而來的客戶進行有序分類,并對客戶資料進行保存,提高訂單成交率。

·  業務員對重要客戶郵件,如何做到及時處理,有效掌握。

·  對于重要郵件或者敏感郵件發出之前,如何做到有效及時監管。

·  如何將業務員和客戶往來的所有郵件進行有序歸并和集中保存,避免由于業務員不當操作或惡意刪除造成重要郵件丟失。

·  業務員郵件收發情況,如何做到精確統計

·  老板經常出差如何隨時隨地掌握公司運轉情況,真正實現移動辦公,提高工作效率。

2、解決方案說明

 暢想郵件管理系統在系統基礎結構及數據庫結構上進行科學設計,經歷了上百萬封郵件收發的考驗,凝聚著廣大客戶使用心得和管理經驗。軟件操作界面簡潔方便,郵件處理速度快;郵件國際容錯誤能力強(很多軟件不支持多種語言并會出現郵件亂碼);支持國際標準協議解碼,支持SSL加密認證郵箱的連接使用。

3、方案關鍵應用描述

·  強大細致的產品功能

1、人性化操作界面:結合了Outlook和Foxmail的操作界面,用戶可以根據使用習慣進行切換,使用更方便

2、郵件統一管理:暢想郵件管理系統可把公司的郵箱統一設置到軟件系統,原來存放在各個地方的郵件可以集中收集到郵件服務器上,個人電腦里沒有任何郵件信息,實現了郵件集中化的管理方式。

3、郵件自動分配及歸檔:對于發到公司的郵件,自動分發給具體的業務員處理,提高業務響應速度,具體來自某客戶的郵件,可以自動分配給公司的業務員,郵件自動地記錄到該客戶的聯系記錄中。

4、郵件群發功能:郵件群發功能可以一次性地給所有的客戶發送郵件。提高效率,對方收到您的郵件時,不會顯示多個收件人地址。

5、郵件歸并功能:提供自動、手工兩種歸并方式

6、郵件提醒功能:可以針對一個郵件進行設置“提醒事件與日期管理結合”及消息管理結合。比如:設置后天9點之前給客戶ibm寄樣,系統會在設定日期提前15分鐘提醒您。同時還可以管理清除過期或正在提醒的郵件事件。

7、郵件回復監督:根據日期來查詢業務員收到的郵件,如可在查詢的時間框中輸入“2天”內,自動查詢出沒有回復處理的郵件,從而督促業務員對客戶郵件進行跟進處理。

8、郵件信紙:支持強大的在html即編即見的模板設計系統,可以隨心所欲設計您想要的郵件模板。

9、簽名管理:支持多個郵件簽名,根據不同客戶或者不同的抬頭可以選擇不同的簽名。

10、樣本管理:企業所有樣品和圖片信息都可以很方便地輸入系統,便于查閱和調用。

11、郵件回執功能:可以設置發送的郵件是否請求回執功能。

12、郵件標注功能:可以把一些重要的郵件進行以*號來標識,以便重點處理。

13、來信者地區識別:可以根據目前的IP庫中數據自動判斷出來信者的發信地區。

14、內部郵件功能:內部人部發信不經過外網直接在數據庫轉給內部人員速度快。

15、郵件搜索功能:可以根據郵件的各種條件來查詢郵件。

16、郵件導入功能:可以批量把以前foxmail或是outlook中的郵件批量導入到系統帳號中去。

17、郵件統計功能:可以統計了當前郵箱的使用情況。

18、郵件導出功能:可以選擇把郵件導出.eml格式。

19、郵件跟蹤:可以對發出的郵件進行跟蹤,知道對方在什么時間,在哪里閱讀過該郵件。

20、 遠程郵箱: 可以對系統未接收過的新郵件進行查看是否有垃圾郵件或者帶病毒的郵件,處理后再接收郵件。

21、遠程連接:通過穩定快速的遠程連接功能,以及強大的數據安全訪問機制,實現異地辦公,使出差在外或者分支機構辦公更加方便。

·  安全集中的郵件管理

A、對員工管理郵件的權限進行設置

按照管理者、部門經理、業務員的級別進行設置,可以分別授權是否可以刪除郵件、是否可以查看別人的郵件等等,比如,管理者可以查看所有人的郵件,部門經理可以查看部門的郵件,業務員只能查看自己的郵件。

B、郵件審批功能

對于做外貿的新手,可以對其進行郵件簽發設置,寫好的郵件只有通過上級審核后方可發送。

C、郵件刪除權限控制

可以設置對郵件是否有直正刪除郵件的權限。沒有刪除權限業務員刪除的郵件只是表面刪除,所有刪除的郵件都在系統管理員“已經刪除郵件箱”中,只有等待系統管理確認后才徹底刪除,保證了郵件數據庫安全性。

D、總垃圾箱管理

可有效防止誤操作或惡意刪除,確保數據安全性。

4、應用效益

·  快速跟進,及時溝通:自動提醒功能,確保往來郵件快速跟進,一網打盡所有商機。

·  商機集中,統一分配:降低對員工的依賴性,新老員工交接迅速,不影響工作進度,防止飛單等意外現象的發生。

·  超大容量,超速處理:郵件容量巨大,處理速度快,可滿足企業日常的使用需求。

·  全面監管,安全無憂:自定義權限設置,對所有郵件,避免惡意刪除或其他誤操作,確保數據安全。